DeCA transporte: qué es y cómo cumplir desde octubre 2026
El documento de control administrativo exigible en el transporte de mercancías por carretera debe gestionarse necesariamente en formato digital. Es el llamado Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA).
Para las empresas de transporte, cargadores y operadores logísticos, el cambio no consiste simplemente en sustituir una hoja de papel por un PDF. El DeCA debe generarse antes de iniciar el servicio, cumplir unos requisitos técnicos determinados, estar disponible durante el transporte y conservarse posteriormente.
La Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible estableció que el documento de control debía pasar a ser necesariamente digital diez meses después de su entrada en vigor. La Resolución de 5 de junio de 2026 concreta cómo debe generarse y utilizarse.
En resumen:
- El DeCA es obligatorio en formato digital desde octubre de 2026.
- Debe generarse antes del inicio efectivo del servicio.
- El fichero debe ser un PDF nativo digital, no un documento en papel posteriormente escaneado.
- Debe incorporar un código QR que permita acceder al documento.
- El conductor tiene que disponer del DeCA o del QR durante el transporte.
- Cargador contractual y transportista efectivo deben conservarlo durante al menos un año.
- Puede integrarse con otros documentos de transporte si contiene todos los datos exigidos.
¿Qué función tiene el DeCA en el transporte?
El DeCA es el documento electrónico de control administrativo utilizado para documentar determinados servicios de transporte por carretera y facilitar su comprobación por los servicios de inspección.
Su función es administrativa y de control. En el transporte público de mercancías recoge la información que exige la normativa sobre el servicio realizado y permite que esa información pueda presentarse de forma electrónica durante una inspección.
La digitalización introduce además un elemento importante: el documento ya no puede generarse simplemente escribiendo o imprimiendo la información y escaneándola después. La resolución vigente exige un PDF nativo digital, generado a partir de los datos almacenados en una aplicación informática.
El objetivo práctico es que la documentación sea accesible, trazable y verificable durante la operación.
¿A quién afecta esta obligación?
La obligación afecta al transporte interior sujeto al documento de control administrativo, incluidas las operaciones de cabotaje realizadas en territorio español. Puedes consultar la información oficial sobre el DeCA del Ministerio de Transportes para ampliar el ámbito de aplicación y las preguntas frecuentes.
Los transportes internacionales que discurren parcialmente por España quedan fuera de esta obligación cuando utilizan los documentos de control establecidos en los convenios internacionales correspondientes.
En el transporte de mercancías intervienen especialmente dos figuras que deben quedar identificadas correctamente:
- Cargador contractual: quien contrata el transporte en nombre propio.
- Transportista efectivo: quien realiza físicamente el transporte.
Si existe subcontratación, distinguir correctamente ambas figuras cobra especial importancia. El propio DeCA debe reflejarlas de forma expresa y diferenciada.
¿Quién debe generar el documento?
El DeCA debe existir antes de que comience efectivamente el servicio de transporte.
La aplicación utilizada para gestionarlo debe transformar los datos del servicio en el fichero electrónico y registrar la fecha y hora de su creación. Si posteriormente se realiza una modificación, también debe quedar registrada la fecha y hora del cambio.
Una vez generado, el conductor debe recibir el QR de descarga antes de iniciar el transporte.
Esto convierte el DeCA en un proceso operativo, no solo documental. La empresa necesita asegurarse de que los datos correctos llegan a la persona adecuada antes de que el vehículo salga.
¿Qué requisitos debe cumplir el DeCA?
La Resolución de 5 de junio de 2026 establece unos requisitos técnicos concretos.
El fichero debe:
- Estar generado en formato PDF.
- Tener un tamaño máximo de 5 MB.
- Ser nativo digital.
- Contener un código QR.
- Disponer de una dirección web única asociada al documento.
- Poder descargarse durante una inspección.
- Registrar la fecha y hora de creación y, en su caso, de modificación.
El QR puede estar incluido dentro del PDF y también puede facilitarse como fichero independiente. La URL asociada debe utilizar HTTPS y mantenerse disponible durante el servicio.
Por tanto, fotografiar o escanear un documento cumplimentado en papel no convierte ese documento en un DeCA válido.
¿Cómo debe llevarlo el conductor?
El conductor debe disponer del documento antes de iniciar el servicio.
Puede llevarlo de dos formas:
- En formato electrónico, para mostrarlo desde un dispositivo móvil;
- Mediante una copia impresa en papel.
En cualquiera de los dos casos debe estar disponible el código QR. Durante una inspección, el conductor puede presentar el DeCA con su QR o, en su defecto, únicamente el código QR que permite acceder al documento.
Es una diferencia importante: que el sistema sea digital no significa necesariamente que el conductor tenga que manejar una aplicación concreta durante todo el trayecto.
¿Cuánto tiempo hay que conservarlo?
El cargador contractual y el transportista efectivo deben conservar los ficheros electrónicos durante al menos un año.
Ambas partes pueden utilizar repositorios diferentes. Cuando una de ellas genera el fichero, es suficiente con que la otra pueda acceder a él y descargarlo durante ese periodo.
En la práctica, esta obligación hace recomendable contar con un sistema que permita localizar cada documento posteriormente sin depender del dispositivo utilizado por un conductor o de archivos dispersos entre diferentes departamentos.
¿Qué ocurre si no se dispone de la documentación obligatoria?
La ausencia de documentación de control obligatoria, la falta de datos esenciales, su ocultación o la falta de conservación están tipificadas como infracción grave en la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres.
Para el supuesto recogido en el artículo 141.17, la horquilla sancionadora establecida en el artículo 143 es de 401 a 600 euros. La cuantía concreta y la tipificación aplicable dependen de la conducta y circunstancias del caso.
Por eso conviene evitar simplificaciones del tipo «la multa por no llevar DeCA es siempre X euros». No todas las incidencias documentales son necesariamente el mismo supuesto sancionador.
Cómo simplificar la gestión del DeCA
Para una empresa que gestiona muchos servicios, el verdadero reto no es crear un PDF aislado. Es mantener un proceso capaz de generar, entregar, modificar, localizar y conservar documentos de forma consistente.
Una solución centralizada puede ayudar a:
- Reducir tareas manuales.
- Mantener la documentación organizada.
- Facilitar que el conductor disponga del documento antes de salir.
- Conservar los DeCA durante el periodo requerido.
- Acceder rápidamente a la documentación ante una inspección.
Vrio Copilot incorpora una solución para gestionar el DeCA dentro de las operaciones de transporte. Si quieres conocer los paquetes disponibles y valorar cuál encaja con el volumen de operaciones de tu empresa, puedes consultar el servicio DeCA de Vrio.
El cambio ya está en vigor. El siguiente paso no es únicamente digitalizar documentos, sino integrar el DeCA en el funcionamiento diario de la empresa para que cumplir sea una parte más del proceso y no una tarea añadida al final.
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